8.1 Trámites Administrativos
Desde los últimos años las Administraciones Públicas vienen realizado grandes esfuerzos para lograr el objetivo de convertirse en oficinas sin papeles, transformando los procesos en papel en procesos electrónicos. A este concepto se le conoce como e-Administración o Administración Electrónica.
Algunas de las ventajas que tiene la Administración Electrónica son bien conocidas:
- Disponibilidad, puesto que a través de oficinas virtuales por Internet se puede interactuar las 24 horas, no hay que ajustarse a un horario de oficina o a los días laborables.
- Comodidad y ahorro de tiempo, ya que no hay que presentarse físicamente en las oficinas de la administración, evitando desplazamientos y colas para ser atendidos.
En el marco legal, podemos decir que con la Ley 30/1992 se impulsaba el empleo de los medios electrónicos, informáticos y telemáticos, pero no suponía una obligación para las administraciones. Sin embargo, con la publicación de la Ley 11/2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP), se reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos.
¿Cómo se modifican las relaciones con la Administración tras la LAESCP?
- Se podrá elegir el canal para relacionarnos con la administración.
- No será necesario aportar datos que la administración ya tiene o puede conseguir.
- En el caso de tener la obligación de aportar algún dato o documento se podrá hacer en formato electrónico.
- Se podrá consultar por Internet el estado de los trámites administrativos y se podrán obtener copias electrónicas de los documentos oficiales. Así, los ciudadanos percibimos una mayor transparencia y control sobre el estado de tramitación de cualquier procedimiento que iniciemos.
Trámites que se pueden realizar por Internet
Veamos algunos de los trámites que una empresa debe realizar de forma periódica o puntual con la Administración y que actualmente se pueden llevar a cabo por Internet:
| TRÁMITE | ORGANISMO | DESCRIPCIÓN |
|---|---|---|
| IVA e IRPF | Agencia Tributaria (AEAT) www.aeat.es | De manera trimestral y desde 2008 obligatoriamente por vía telemática. (Es necesario poseer un certificado digital aceptado por la administración para poder realizar el trámite en su totalidad, las asesorías externas poseen certificados especiales que les facilitan el trámite para cualquier empresa). |
| Impuesto de sociedades | Agencia Tributaria (AEAT) www.aeat.es | Se presenta de manera anual. También de manera telemática. |
| Altas y bajas laborales, partes de ILT (Incapacidad Laboral Transitoria) | Seguridad Social (TGSS) www.seg-social.es | Tramitación de altas y bajas, incorporaciones de personal o bajas del mismo y partes de enfermedad (ILT). Se tramitan por sistema Red y es necesario poseer un certificado SILCON*, personal y otorgado por la Seguridad Social a un representante acreditado de la empresa con nombres y apellidos. |
| Contratos laborales | Instituto Nacional de Empleo (INEM) www.redtrabaja.es | Registro de contratos laborales, a través de la herramienta CONTRAT@. Este trámite sustituye al anterior en el que el empresario se veía obligado a hacer llegar de manera personal los contratos a la oficina del INEM.Además, CONTRAT@ permite que empresas y colegiados profesionales que actúan en representación de terceros puedan realizar la comunicación de los contratos de trabajo de forma telemática, conectándose directamente con la base de datos del Servicio Público de Empleo. |
| Notificaciones Electrónicas | Agencia Tributaria (AEAT) www.aeat.es Dirección General | Cada vez más administraciones están habilitando sistemas de notificaciones telemáticas para permitir a las empresas recibir las comunicaciones y notificaciones en formato electrónico.Es el caso de las notificaciones de multas de tráfico de la DGT (que ya no se publican vía Boletín Provincial) y las notificaciones de la Agencia Tributaria (obligatorias para determinadas empresas desde el 1 de enero de 2011). Para ello, las empresas deberán registrarse en cada uno de los sistemas habilitados a través de sus páginas web y asociar una dirección de correo electrónico donde deseen recibir dichas notificaciones. |
*: El Certificado SILCON que nos proporciona la TGSS como entidad certificadora sirve para que podamos operar con la aplicación de Sistema Red. Esta aplicación es la que nos permite la transmisión de datos de Cotización, Afiliación y Remisión de partes de Alta y Baja de Incapacidad Temporal.
Conceptos básicos en Administración Electrónica
Veamos dos conceptos de gran interés en la e-administración: la sede Electrónica y la Ventanilla Única Empresarial.
Sede Electrónica
Una sede electrónica es la página web de una administración pública donde ofrece sus servicios de Administración Electrónica. Así, desde la sede electrónica de una administración encontraremos el catálogo de trámites telemáticos que se pueden realizar con dicha entidad, la posibilidad de iniciarlos, conocer el estado de tramitación de los expedientes en curso, presentar cualquier documento electrónico (documentación, solicitudes, quejas, sugerencias…) a través del Registro Electrónico (elemento que viene a sustituir a las tradicionales oficinas de registro de las Administraciones), etc.
Normalmente se podrá acceder a la sede electrónica de una determinada administración a través de su propia página web, bajo la sección “sede electrónica”, trámites, servicios o similar. Por ejemplo, desde sede.060.gob.es se accede a la sede electrónica de la Administración General del Estado y desde www.tramitacastillayleon.jcyl.es a la de la Junta de Castilla y León.
Ventanilla Única Empresarial Virtual
Las Ventanillas Únicas Empresariales (VUE) son espacios únicos de tramitación y asesoramiento empresarial, que facilitan a las empresas la tarea de realizar trámites con los diferentes Organismos Públicos (Hacienda, Seguridad Social, registros y autorizaciones de la CCAA, licencias municipales, etc.). De esta forma, los empresarios no tienen que dirigirse a las oficinas de cada administración para llevar a cabo el trámite correspondiente con cada una de ellas, pudiendo iniciarlos todos desde la ventanilla única empresarial, que actúa de intermediario entre las distintas autoridades competentes responsables de cada trámite y el interesado.
Actualmente, el concepto de Ventanilla Única Empresarial se está trasladando al ámbito de Internet con el objetivo de que una empresa reciba asesoramiento y pueda iniciar cualquier trámite administrativo en Internet desde un único punto. Es lo que se conoce como Ventanilla Única Empresarial Virtual. De forma gradual, cada vez más administraciones están adecuando sus trámites y sistemas informáticos para lograr que la ventanilla única virtual sea una realidad para las empresas. Se trata de un proceso costoso económicamente y ligado a la coordinación de la administración a escala local, autonómica y estatal. Si bien la realización telemática de todos los trámites de forma integral queda aún lejana, actualmente las ventanillas Únicas Virtuales proporcionan ayuda e información, y redireccionan a las páginas web de los organismos dónde las empresas deben acudir para realizar un determinado trámite.
Principales Ventanillas Empresariales Online
060 Empresas
www.060.es
Página de la Administración General del Estado que incluye un directorio de trámites administrativos para las empresas. Desde el catálogo se pueden ver los trámites administrativos en el ámbito empresarial que se pueden llevar a cabo por Internet, permitiendo búsquedas por temática o ámbito territorial. Como resultado, redirecciona al empresario a la sede electrónica de la entidad u organismo en cuestión, para que pueda iniciar el trámite.
Ventanilla Única Empresarial Online
www.ventanillaempresarial.org
Iniciativa de las Cámaras de Comercio, con el apoyo del Fondo Social Europeo y la Administración General del Estado, que ofrece asesoramiento para la creación de empresas y apoyo a emprendedores permitiendo la realización de trámites online de creación de empresas.
Portal de Ventanillas Únicas de los Estados miembros de la EU
ec.europa.eu/internal_market/eu-go
Está dirigido a empresas del sector servicios de la Unión Europea que quieran realizar su actividad empresarial en otro estado miembro. Esta ventanilla ayuda al prestador de servicios para iniciar la realización de los trámites correspondientes a una actividad en otro país: forma de prestación, forma jurídica y localidad seleccionada, haciendo de intermediario entre las distintas autoridades competentes responsables de cada trámite.
