7.1 Factura Electrónica

7.1 Factura Electrónica

La factura electrónica es un documento tributario en formato electrónico, equivalente funcional de la factura en papel, que se transmite por medios telemáticos entre emisor y receptor. Para que a una factura electrónica se le conceda el mismo valor legal y fiscal que a la factura en papel, debe respetar el contenido legal exigible a cualquier factura, y garantizar la autenticidad del emisor y la integridad del contenido, cuestiones que se solventan con la incorporación de la firma electrónica.

Así, la factura electrónica alude a la capacidad de poder emitir y/o recibir facturas (a clientes, proveedores, etc.) en formato electrónico.

Ventajas Competitivas

La factura electrónica presenta importantes ventajas frente al método de facturación tradicional, aspecto confirmado por las empresas que ya han adoptado dicho mecanismo.

Existen numerosas razones que avalan esta situación, desde lo puramente económico hasta lo ecológico:

• Reducción de espacio, pudiendo eliminar completamente los espacios para almacenar documentos históricos y sustituyendo la custodia física de las facturas por facturas electrónicas.
• Reducción de tiempo o mejora de la productividad, permitiendo que los procesos administrativos sean más rápidos y eficientes, optimizando la tesorería y automatizando la contabilidad, facilitando la integración con los sistemas de gestión empresarial (ERP) y agilizando la localización de la información.
• Reducción de costes, desde el gasto de papelería hasta todos los relacionados con el incremento en productividad, derivados de la supresión del papel, el abaratamiento de los medios de comunicación electrónicos (en contraposición a los medios tradicionales de envío postal), eliminación de los gastos de franqueo, gastos derivados de la introducción manual de datos, etc. A continuación se reflejan algunos datos que dan cuenta del ahorro que supone la adopción de la factura electrónica:
  

Funcionamiento

Al hablar de facturación electrónica, existen dos procesos claramente diferenciados: la emisión y la recepción de facturas. Así, si una empresa quiere  disponer de ambas utilidades necesitará implementar dos procesos diferenciados dentro de sus sistemas de gestión. A grandes rasgos, estos procedimientos consisten en:

1. En el proceso de emisión, la empresa, previa solicitud de conformidad, transmite por medios telemáticos la factura al receptor. Como veremos a continuación, la factura irá firmada electrónicamente y el emisor deberá conservar una copia electrónica de la misma o de la Matriz (información de la Base de Datos que permitiría generar la factura). No es necesario conservar los documentos electrónicos firmados.
2. En el proceso de recepción, la empresa destinataria de la factura la recibe y conserva en soporte informático (tanto la factura como la información de comprobación de la firma electrónica), pudiendo imprimirla o consultarla en el futuro si fuese necesario. Así, si el emisor integra la facturación electrónica en sus sistemas, podrá consultar las facturas cuando le interese para la administración de la empresa, para auditorías o a la hora de presentar documentación en Hacienda, etc.

Como se puede apreciar, ya no es necesario imprimir la factura en formato papel para que ésta tenga validez legal y fiscal, pudiendo realizar todo el procesamiento (emisión, distribución y conservación) directamente sobre el fichero electrónico.

Obligaciones del Emisor y del Receptor

A la factura electrónica se la considera como el justificante fiscal de entrega de un producto o servicio, que afecta tanto al obligado tributario emisor (vendedor) como al obligado tributario receptor (comprador). Una factura correctamente cumplimentada es el único justificante fiscal que da al receptor el derecho de deducción del impuesto de IVA.

Por tanto, a la hora de implantar la facturación electrónica en la empresa, es necesario que los participantes cumplan ciertos requisitos, en función de si actúan como emisor o como receptor:

Requisitos a cumplir por el Emisor

• Obtener el consentimiento previo del receptor: Es necesario notificar y recabar el consentimiento del receptor y asegurarse de que dispone de los elementos tecnológicos para visualizar dicho documento y verificar la firma y la identidad del emisor. El consentimiento podrá formularse de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito.
• Utilizar firma electrónica para garantizar la autenticidad del origen y la integridad de las facturas (es decir, que esté firmada realmente por la empresa emisora y que no haya sido modificada posteriormente). Para esto sólo se requiere un certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria, esto es, expedido por cualquiera de las Autoridades de Certificación listadas en el apartado 2.2. Ese certificado ha de ser del expedidor real de la factura (bien sea el obligado tributario o un tercero que actúe en su nombre).
• Almacenar una copia de las facturas, no siendo necesario si la información almacenada en la Base de Datos de la empresa (matriz) permite reconstruir la factura original.
• Permitir el denominado “Acceso completo a los datos”, que consiste en que las facturas custodiadas deben contar con mecanismos que faciliten su consulta, visualización e impresión en caso de auditoría o inspección.

Requisitos a cumplir por el Receptor

• Disponer del software necesario para validar la firma electrónica contenida en la factura, lo que se traduce en una herramienta software, generalmente gratuita y adecuada para tal fin.
• Almacenar las facturas en el formato electrónico en que se recibieron, incluida la firma electrónica.
• Permitir el Acceso completo a los datos de las facturas almacenadas, concepto que aplica del mismo modo que en el caso de la emisión.

¿Qué necesito para implantar la facturación electrónica en mi empresa?

A la hora de plantear la implantación de factura electrónica en una empresa, es necesario tomar una seria de decisiones: la empresa debe escoger entre implementar el proceso para gestionar la facturación ella misma (tanto emisión como recepción de facturas) e integrarlo dentro de sus sistemas de gestión o ceder su facturación a una tercera empresa que sería el encargado de emitir y/o recibirla*.

A grandes rasgos, los principales requisitos que debe cumplir la factura electrónica son:

• Utilizar un formato electrónico de factura. El formato es libre, aunque se recomienda utilizar un formato estándar y de uso extendido, compatible con el software del receptor (PDF, doc, xls, txt, jpg, xml, html, EDIFACT, FACTURAE, UBLXML…). De esta forma se facilita la integración del contenido de las facturas con otras aplicaciones de gestión de la empresa. Cabe destacar que las Administraciones Públicas en España están adoptando el formato de facturación electrónica Facturae. Por lo tanto, las empresas que contraten con el sector público deberán adaptar sus sistemas para emitir las facturas en este formato (en el apartado 7.2. se tratarán las cuestiones específicas que conlleva la facturación electrónica con el sector público).
• Se deberá respetar el contenido legal exigible a cualquier factura**, independientemente de su formato: papel o electrónico.
• El emisor deberá firmar electrónicamente la factura, para garantizar la autenticidad e integridad de ésta. Como resultado se obtendrá un fichero firmado, se trata de un único fichero que contiene la factura y también la firma.
• Transmitir la factura por medios telemáticos de un ordenador a otro. El medio de envío es libre, pudiendo utilizar el correo electrónico, una página Web desde la que se pueda descargar la factura, un FTP, enviarla mediante una aplicación web, etc.
• y, por parte del receptor, deberá disponer del software necesario para verificar la factura y conservarla en su formato original (custodia electrónica).

*: Está permitida la subcontratación a un tercero para todas las obligaciones asociadas a la facturación electrónica, sin perder la responsabilidad del obligado tributario.
**: El contenido obligatorio de toda factura se establece en el Artículo 6 del Real Decreto

Veamos detalladamente los requerimientos necesarios para que una empresa pueda implantar una plataforma de emisión y/o recepción de facturas electrónicas:

Plataformas de emisión de facturas electrónicas

Generalmente, los proyectos de emisión de facturas suelen ser menos complejos que los de recepción, ya que se pueden adoptar alternativas sencillas y no necesariamente integradas con los sistemas de gestión de la empresa.
Simplificando mucho el procedimiento, para llevar a cabo la facturación electrónica sería suficiente con que la empresa emitiese un correo electrónico firmado electrónicamente con los datos de la factura.

Existen también aplicaciones de facturación gratuitas, como “Gestión de facturación electrónica. 1.0” (disponible como descarga en www.facturae.es), o “FactOffice” y “OffInvoice”, disponibles desde la página web de Codeplex, y que permiten gestionar facturas electrónicas desde Office 2007 y 2010 respectivamente. Las tres aplicaciones mencionadas permiten gestionar facturas en formato facturae, entre otros formatos, y utilizar el DNI electrónico y otros certificados electrónicos reconocidos para realizar la firma electrónica de las facturas.

Por supuesto existen otras alternativas más fáciles de adaptar a los procesos de negocio de la empresa, como son las plataformas de facturación de terceros, encargados de gestionar la emisión, firma y conservación de los datos de la factura, o la posibilidad de automatizar el proceso en el caso de facturación “en bloque”. Esta última opción permite aumentar significativamente la eficiencia del proceso de facturación, ya que cada una de las facturas del lote se firma de forma automática sin necesidad de intervención manual.

En cuanto a las soluciones más complejas, o “proyectos avanzados de facturación electrónica”, consisten en la integración total del proceso de emisión de facturas con las soluciones de gestión existentes en la empresa, esto es, ERP (Enterprise Resource Planning), SCM (Supply Chain Management), CRM (Customer Relationhip Management), etc.

Plataformas para recepción de facturas electrónicas

Por norma general, los proyectos de recepción de facturas electrónicas son más complejos que los de emisión, ya que lo que se persigue es optimizar el proceso integrándolo con los sistemas de facturación internos de la empresa, ERPs, etc.

Así, para conseguir una implantación plena y optimizada será necesario garantizar la integración de los diferentes formatos de factura y certificados de firma electrónica que se puedan recibir por parte de los proveedores, sin descartar aquellos procesos que se sigan realizando de forma manual o aquellos de carácter internacional en los que el proveedor pueda tener problemas para cumplir la normativa nacional (firma electrónica, etc.).

En escenarios complejos, una de las alternativas para simplificar el proceso es implementar mecanismos de auto-facturación, en los que es el receptor quien controla el formato de la factura y gestiona su expedición (siendo necesario llegar a un acuerdo previo documentado por escrito con el emisor).

Otra posibilidad, al igual que ocurre en la emisión, sería contratar la utilización de una plataforma externa a un tercero, que facilite el proceso de transformación de las facturas o incluso la digitalización “certificada”* de aquellas recibidas en formato papel.

Asimismo, se recomienda a las empresas que implementen facturación electrónica que lleven un registro de las posibles incidencias que pudieran ocurrir durante el proceso. En los primeros momentos, sería recomendable realizar evaluaciones con una cierta periodicidad hasta conseguir que las personas implicadas se familiaricen con la facturación electrónica.

*: La digitalización certificada permite transformar a formato electrónico las facturas recibidas en papel para conservarlas electrónicamente, pudiendo destruir las facturas en papel, ya que los documentos transformados adquieren el carácter de original. Para ello, los receptores no necesitan pedir permiso a nadie, aunque sí utilizar software homologado (actualmente existen más de 30 sistemas homologados por la AEAT).